Les outils de collecte suivant sont susceptibles d’être utilisés dans une démarche d’analyse de besoins :

• L’entrevue individuelle ou l’entrevue téléphonique ;
  • L’entrevue individuelle
    • facile à utiliser pour obtenir des informations sur des problèmes de l’organisation ou des problèmes de performances
    • permet de l’interaction et l’observation des mimiques faciales et du non verbal de la personne interviewée
  • L’entrevue téléphonique
    • plus appropriée lorsque la personne peut difficilement être rejointe
• Le groupe de discussion ;
  • Fournit des renseignements qualitatifs
  • Est utilisé lorsqu’on désire obtenir l’opinion et les conceptions de plusieurs personnes ayant des expertises similaires sur un sujet donné

Pour être efficace

• Accepter les réponses sans porter de jugements de valeur;
• Éviter de prendre des décisions sur le travail d’un groupe;
• Encourager une atmosphère ouverte et respectueuse

Il exige:

• Préparation 
• Animation 
• Compte-rendu
• Les sondages et les questionnaires
  • Exercice complexe qui exige de suivre certaines étapes:
  • Préparation 
    • Se familiariser avec les termes nouveaux,
    • Engager un expert du contenu au besoin,
    • Se baser sur l’observation des employés dans leur environnement de travail
    • Ou consultez des rapports
  • Design: prendre en compte
    • Taille du questionnaire (échantillonnage)
    • L’analyse des données (manuellement ou électroniquement)
  • Développement des questions 
    • Formulation simple
    • Éviter les phrases négatives ou l’expression de vos opinions
    • Effectuer un test avant administration
• L’observation
• Groupe Focus
• Groupe nominal
• Lecture et documentation
• Balisage auprès d’autres organisations
• Etc.

En fonction des types de besoins à identifier, des outils de collectes s’avèrent plus adéquats que d’autres. Dans le classement ci-dessus, les outils écrits en gras sont les plus utilisés. Le tableau nous présente un résumé des types de besoins et les outils qui permettent de cueillir des données dans une entreprise