L’analyse des besoins permet en général de recueillir des données en vue d’avoir un aperçu sur l’évolution des besoins de l’organisation et ses employés. L’exercice est nécessaire dès lors que l’on constate que l’organisation a des opportunités de se développer ou quand elle doit intégrer dans son fonctionnement un nouveauté telle une nouvelle technologie ou lorsqu’elle voit la nécessité d’actualiser son dispositif de formation ou lorsque de nouvelles compétences liées à l’exercice d’un emploi s’imposent à des employés ou que le poste d’emploi doit subir une mise à jour, ou quand l’organisation met en œuvre une démarche de croissance ou traverse des difficultés.

Les avantages que présente cette démarche sont d’abord qu’elle n’est pas trop compliquée et elle facilite le développement de programmes directement liés aux besoins. Le seul inconvénient que lui trouve Gupta (2011) est que cette démarche est moins rigoureuse que les trois autres précitées. Pour lui assurer un succès, cela exige la mise à disposition de support humain et financier, la disponibilité du personnel et le regroupement par centres d’intérêt en évitant que l’exercice de collecte ne résonne comme une menace sur les emplois.

Cette forme d’analyse se fait en 5 étapes :

1^ère phase : Récolter des données préliminaires

2^e phase : Établir un plan

3^e phase : Réaliser l’analyse des besoins de formation

• Développer des outils;
• Réaliser l’analyse.

4^e phase : Analyser les données

5^e phase : Faire le rapport